تعديل شجرة الحسابات
يتيح ملف الحسابات إمكانية إنشاء أو تعديل شجرة الحسابات بشكل مرن وسهل . يقوم نظام شجرة الحسابات على مبدأ الترقيم الشجري فالرقم 1204 على سبيل المثال هو جزء من الرقم 12 لأنه يبتدئ بهذين الرقمين. ولذلك فإن أي حساب يبتدئ بال رقم 12 يعتبر فرعاً منه. فلو أراد المستخدم أن يطبع تقريراً للحساب الرئيسي 12 فإن أي حركة تم تسجليها في الحساب 1204 ستكون جزءاً من هذا التقرير.
تصدير البيانات إلى برنامج إكسل
-
اختر التقرير المراد تصدير بياناته إلى إكسل
-
اضغط على زر طباعة ، سيظهر أمامك مربع حوار اختيار الطابعة وعدد الصفحات
-
اختر Print to File
-
في خانة نوع الملف اختر إكسل
-
في حقل where أدخل اسم الملف الذي تريد الحفظ بإسمه
-
اضغط OK : سيتم حفظ الملف
-
افتح برنامج إكسل
-
من قائمة ملف اختر فتح
-
من قائمة الملفات المعروضة اختر الملف الذي قمت بحفظه ثم اضغط فتح
سندات الصرف والقبض
-
من القائمة الرئيسية اضغط على حسابات >>> سند صرف أو قبض
-
اضغط Enter
-
أدخل رقم السند سواءً كان السند جديداً أو سنداً تريد تعديله
-
أدخل التاريخ
-
اختر نقدي أو شيك
-
أدخل البيان العام للعملية
-
أدخل رقم الحساب المدين ثم المبلغ مدين أو دائن ثم البان إن كان يختلف عن ما تم إدخاله في الخطوة رقم 6 ثم رقم المرجع (رقم الشيك أو نحوه)
-
كرر نفس الخطوات للحساب الدائن
-
إن كان هناك أكثر من طرف للعملية فيتم إدخاله بنفس الطريقة
-
عند الإنتهاء اضغط على اعتماد ليتم تقييد العملية
-
اضغط على طباعة لطباعة السند
ترحيل القيود
يتم ترحيل القيود تلقائياً إلا إذا لم تعطى هذه الصلاحية للمستخدم الذي أدخل البيانات .
حيث يتم في هذه الحالة حفظ البيانات لكنها لا تظهر في التقارير المحاسبية حتى يتم ترحيلها من قبل الشخص صاحب الصلاحية.
- لترحيل القيود التي لم يتم ترحيلها اتبع الخطوات التالية:
-
من القائمة الرئيسية اضغط على حسابات >>> خدمات الحسابات >>> ترحيل القيود .
-
قم باختيار طريقة البحث المناسبة للحصول على قائمة القيود التي لم يتم ترحيلها .
-
ستظهر قائمة بالقيود التي لم يتم ترحيلها , إذا لم تظهر أي قيود فمعنى ذلك أنه لا يوجد أي قيود لم يتم ترحيلها .
-
اصغط على ترحيل وسيتم ترحيل القيود التي تظهر أمامك على الشاشة .
الإقفال الشهري
تتيح هذه الخاصية إمكانية إقفال الشهر المراد لمنع إحداث أي تغيير في بياناته سهواً أو عمداً.
يمكن لمن له صلاحية فقط القيام بهذه العملية أو التراجع عنها .
للقيام بذلك اتبع الخطوات التالية :
-
من القائمة الرئيسية اضغط على حسابات >>> خدمات الحسابات >>> الإقفال الشهري .
-
أدخل السنة و الشهر المراد إقفالة .
-
اضغط إقفال الشهر .
الإقفال السنوي
تتم هذه العملية في نهاية كل سنة مالية حيث يتم فصل بيانات السنة الحالية عن السنة الجديدة
ونقل الأرصدة الختامية في السنة الحالية كأرصدة افتتاحية في السنة الجديد .
للقيام بهذه العملية اتبع الخطوات التالية :
-
من القائمة الرئيسية اضغط على النظام >>> الإقفال السنوي
-
حدد بداية ونهاية السنة المالية الجديدة
-
اضغط على إقفال الحسابات والمخزون
-
بعد أن تتم العملية بنجاح , أخرج من البرنامج وعاود الدخول مرة أخرى ستلاحظ في خانة السنة في شاشة
الدخول أن السنة السابقة تم إضافتها إلى القائمة . إذا أردت الدخول على بيانات السنة السابقة
فقم باختيار السنة من القائمة أو اتركها فارغة للدخول على السنة الجديدة .
لإستكمال عملية الإقفال قم بالدخول على السنة الجديدة
5. ستلاحظ أنه لايوجد أي قيود محاسبية في السنة الحالية
6. من القائمة الرئيسية اضغط على النظام >>> تحديث أرصدة الحسابات الإفتتاحية
7. ثم من القائمة الرئيسية اضغط على النظام >>> تحديث أرصدة المستودعات الافتتاحية
8. ستلاحظ أنه تم تسجيل القيود المحاسبية للأرصدة الإفتتاحية وبذلك تكون عملية الإقفال السنوي قد انتهت .